Kancelarie prawne

Rozwiązanie mipKancelaria jest kompletnym zestawem narzędzi realnie wspierających pracę kancelarii lub działów prawnych przedsiębiorstw.  Zostało opracowane w oparciu o system Microsoft Dynamics CRM i stanowi cyfrowe repozytorium dokumentów wraz z ewidencją postępowań, poleceń, czynności oraz integralnym kalendarzem rozpraw.

Poprzez łatwy dostęp z poziomu przeglądarki, Microsoft Outlook lub przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych nasze rozwiązanie pozwala na sprawną kontrolę i zarządzanie dużym zespołem prawników  pracującym w wielu lokalizacjach.

Wsparcie pracy kancelarii 

mipKancelaria zapewnia szerokie wsparcie pracy kancelarii zwłaszcza poprzez:

• Łatwy dostęp z dowolnego miejsca na świecie do pism wychodzących i przychodzących oraz akt sprawy
• Gromadzenie informacji o aktualnym statusie spraw klientów
• Grupowanie prowadzonych spraw w hierarchiczne struktury
• Zachowanie ciągłości komunikacji z klientem.
• Automatyczne podłączanie korespondencji mailowej do Klientów, Spraw, Poleceń
• Szybkie raportowanie spotkań z klientami
• Wygodny, wspólny kalendarz rozpraw
• Powiadomienia  i przypomnienia mailowe o zbliżających się terminach rozpraw
• Dostęp do kontaktów dla wszystkich pracowników kancelarii
• Nadawanie uprawnień dla wybranych pracowników

Pełna historia obsługi prawnej

Obiekt Sprawa umożliwia ewidencję wszelkich zgłoszeń od klientów dotyczących porady prawnej, doradztwa, przygotowania lub konsultacji różnego rodzaju dokumentów np. umów, projektów

• Rejestracja zgłoszeń klientów,
• Kontrola i sprawne zarządzanie sprawami,
• Możliwość kolejkowania spraw,
• Grupowanie prowadzonych spraw w hierarchiczne struktury
• Automatyczne rozliczenie spraw z kontraktami,
• Możliwość definiowania priorytetu i poziomu usług,
• Możliwość rozwiązywania spraw na postawie artykułów z bazy wiedzy,
• Możliwość raportowania spraw.

Wygodne rozliczanie klientów i pracowników

Funkcja Czynności pozwala na rejestrację kosztów czasowych lub finansowych poniesionych podczas pracy nad przydzielonym zadaniem. Dzięki temu w wygodny sposób można połączyć nakłady z kontem klienta na rzecz którego zostały poniesione – co jest podstawą do rozliczenia zarówno klienta jak i pracownika.

• Rejestracja kosztów czasowych,
• Rejestracja kosztów finansowych,
• Raportowanie czynności dla klienta, sprawy, postępowania, polecenia, pisma,
• Kontrola interwałów czasowych,
• Kontrola daty – bieżąca rejestracja kosztów,
• Eksport do formatu xls.,
• Eksport do systemu FK,
• Połączenie czynności z obiektami Pismo, Sprawa, Polecenie, Klient, Postępowanie,
• Raport z wykonanych czynności.

Prosta delegacja zadań dla współpracowników

Dzięki obiektom Polecenia można rejestrować i delegować zadania wydawane przez decydentów współpracownikom. Ponadto Polecenia można dodawać również podczas rejestrowania Pism, Czynności (kosztów), Działań. Funkcjonalność ta usprawnia proces komunikacji w organizacji, pozwala kontrolować poziom obciążenia pracowników oraz stan realizacji przydzielonych im zadań.

• Rejestracja i przekazywanie poleceń wewnątrz kancelarii,
• Rejestracja dat utworzenia, akceptacji, wykonania polecenia,
• Powiadomienia e-mail o statusie realizacji poleceń
• Śledzenie i monitorowanie terminowości wykonywania poleceń,
• Kontrola zajętości pracowników i zasobów,
• Powiązanie poleceń z Klientem, Sprawą, Pismem, Postępowaniem,
• Raportowanie zagrożonych terminów,
• Możliwość automatycznego generowania raportów  e-mail

Elektroniczna teczka procesowa

Funkcjonalność Sygnatury wewnętrznej pozwala na agregacje wszelkich informacji, dokumentów, czynności, związane z postępowaniem sądowym i administracyjnym prowadzonym przez kancelarie na rzecz klienta. Stworzona w ten spsoób elektroniczna teczka postępowania może przechowywać informacje z różnych instancji i ułatwiającą dostęp do całej historii postępowania.

• Obsługa w wielu instancjach,
• Przypisywanie stron postępowania
• Dostęp do wszystkich pism i czynności powiązanych z postępowaniem,
• Możliwość określenia kilku sygnatur
• Automatyczne pobieranie danych z postępowań przez obiekty powiązane,
• Kalendarz rozpraw,
• Możliwość rejestracji kosztów związanych z pracą nad postępowaniem,
• Elektroniczna archiwizacja postępowań.

Pełna ewidencja korespondencji i automatyzacja procesów

Funkcjonalność ta wraz z modułem mipPoczta może wyeliminować papierowy obieg dokumentów w organizacji, usprawnić proces przydziału zadań oraz rejestracji kosztów. Obiekt Pismo umożliwia szybszą  rejestrację i  obsługę korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej z kancelarii.  Zeskanowany dokument opatrzony jest elektroniczną metryką zawierającą informację  m. in.  o pochodzeniu dokumentu, kliencie,  sprawie lub innym procesie, którego dotyczy oraz sposobie realizacji wysyłki.

• Skanowanie pism bezpośrednio do systemu mipKancelaria,
• Cyfrowe archiwum korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Prosty dostęp z dowolnego miejsca na świecie do pism oraz akt sprawy
• Zwiększone bezpieczeństwo poprzez umieszczanie pism w bazie danych,
• Przekazywanie i dystrybucja pism wewnątrz organizacji,
• Możliwość rejestracji kosztów związanych z pracą nad pismem,
• Szybkie wyszukiwanie po nadanych atrybutach,
• Powiązanie pism z Klientem, Sprawą, Poleceniem, Postępowaniem,
• Automatyczne statusowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej
• Automatyczne generowanie odpisów do wielu adresatów
• Automatyczne generowania potwierdzeń nadania do sądu
• Automatyczne generowanie książek nadawczych